Organizator al WordCamp România, 2024

După o pauză de zece ani, WordCamp România a revenit spectaculos, găzduind cel mai recent eveniment în pitoreasca stațiune montană Poiana Brașov.

Înconjurat de frumusețea liniștită a munților, de aerul proaspăt de iarnă și de norii plumburii, evenimentul a devenit un centru de cunoștințe și networking. Lipsa zăpezii nu a fost un impediment – a fost atmosfera perfectă pentru a savura un ceai cald în interior, în timp ce te bucurai de o serie incredibilă de prezentări, sponsori și participanți.

Am intrat în echipa de organizare mai târziu decât ceilalți și, inițial, aveam emoții. Totuși, camaraderia și profesionalismul colegilor mei au făcut munca mea foarte ușoară. Rolurile mele de Coordonator al Voluntarilor și responsabil al Echipei de Fotografie au fost provocatoare, dar extrem de satisfăcătoare, oferindu-mi lecții valoroase și experiențe de neuitat.

Provocarea de a recruta voluntari

Una dintre principalele mele responsabilități a fost recrutarea și gestionarea voluntarilor – o sarcină care s-a dovedit a fi departe de a fi simplă. Voluntariatul în România poartă încă o încărcătură istorică, mulți asociindu-l cu munca neplătită din perioada comunistă. Această scepticism persistă, ceea ce face procesul de recrutare mai dificil decât s-ar crede.

Voluntarii au avut un pachet atractiv de beneficii:

• Acces gratuit la eveniment (valoarea unui bilet era de 40 €)
• Tricouri personalizate WordCamp (unii au primit chiar mai multe, deoarece aveam tricouri suplimentare!)
• Mese gratuite pe durata evenimentului
• Invitații la Cina de Bun Venit și la After-Party

Cu toate acestea, recrutarea a 12 voluntari în doar șase săptămâni a fost dificilă. Un alt aspect care a adăugat complexitate în recrutarea voluntarilor a fost și lipsa fondurilor pentru sponsorizarea cazării și/sau transportului voluntarilor, acesta fiind chiar un factor decisiv în alegerile făcute de potențialii voluntari.

În final, am reușit să strâng șase persoane foarte motivate. Reflectând la această experiență, acum știu cum să eficientizez procesul pentru viitoarele evenimente. Începând mai devreme și bazându-mă pe succesul de anul acesta, sunt încrezător că vom atrage o bază mai mare de voluntari data viitoare. Vom face tot ce putem să îi ajutăm și pe partea de cazare și transport, fie oferindu-le aceste servicii în mod gratuit, fie încercând să obținem reduceri masive, cel puțin la cazare.

O echipă excepțională

Mica, dar dedicata echipă de voluntari mi-a depășit toate așteptările. Proactivitatea lor, abilitatea de a rezolva probleme și simțul responsabilității au asigurat desfășurarea impecabilă a evenimentului. Rolul meu s-a transformat din lider în intermediar între voluntari și celelalte echipe. Această colaborare a subliniat importanța încrederii și autonomiei într-o echipă bine organizată.

Voluntarii au gestionat o gamă largă de responsabilități, de la înregistrări și gestionarea garderobei până la asigurarea că vorbitorii și sponsorii aveau tot ce le trebuia. Contribuțiile lor au inclus și suport tehnic, coordonarea cu echipa tehnică pentru microfoane, lumini și proiectoare, dar și răspunsuri la întrebările participanților. Fără munca lor, evenimentul nu ar fi fost la fel de fluid sau memorabil.

Pregătirile premergătoare evenimentului

Responsabilitățile mele de organizare s-au intensificat pe măsură ce evenimentul se apropia. Împreună cu colegii mei, am transformat o clădire goală într-un spațiu primitor pentru peste 200 de participanți, sponsori și vorbitori. Acest lucru a implicat aranjarea scaunelor, organizarea meselor și crearea unor zone dedicate voluntarilor, sponsorilor, participantilor, zone pentru graderobă și servirea mesei, și centrul de comandă al organizatorilor.
Pe deasupra, au trebuit gândite și formate toate procesele prin care un participant poate trece. De la înregistrare, la garderobă, zona de mese, zona de prezentare, etc., lucru făcut cu ajutorul echipei de organizatori și modificat pe parcurs și cu ajutorul echipei de voluntari.

Această experiență practică a fost solicitantă din punct de vedere fizic și mental, dar extrem de satisfăcătoare. A fost o schimbare binevenită față de rutina mea obișnuită de lucru la laptop și mi-a aprofundat aprecierea pentru efortul din culise necesar pentru a organiza un eveniment de asemenea amploare.

Responsabilități în Ziua Evenimentului

Pe parcursul evenimentului, rolul meu a evoluat pentru a mă asigura că totul funcționează impecabil. Aceasta a inclus:

• Completarea rezumatelor pentru moderator, astfel încât să poată introduce vorbitorii în conformitate cu programul.
• Coordonarea cu echipa tehnică și organizatorii din sala de conferințe, pentru a asigura tranziții fluide între prezentări.
• Gestionarea zonei de mese, supravegherea logisticii pentru servirea meselor și asigurarea colectării corecte a deșeurilor.
• Gestionarea participanților (verificarea auteticității și marcarea lor ca particpant prezent la eveniment).
• Gestionarea problemelor logistice apărute în timpul evenimentului.

Una dintre cele mai dinamice părți ale rolului meu a fost asistarea prezentatorilor. Împreună cu Ștefan, voluntarul care oferea asistență prezentatorilor, m-am asigurat că fiecare prezentator era pregătit să urce pe scenă la timp. Aceasta a necesitat comunicare constantă, rezolvarea rapidă a problemelor și adaptabilitate.

De asemenea, un alt important moment pentru mine a fost Marea Extragere a Sponsorilor, unde participanții au putut câștiga diverse premii. Asigurarea că fiecare sponsor este mulțumit de ordinea în care se va desfășura extragerea, asigurarea că extragerile sunt corecte îi că totul decurge lin (inclusiv fotografiile făcute de sponsori impreună cu fericiții câștigători) au acumulat ore de muncă înainte de eveniment dar și în timpul evenimentului.

Evenimentul s-a încheiat cu o ultimă rundă de curățenie, restabilind spațiul la starea inițială. Deși epuizant din punct de vedere fizic, sentimentul de realizare a făcut ca tot efortul să merite.

Momente Memorabile

Două momente speciale mi-au oferit ocazia să mă relaxez și să mă conectez cu ceilalți organizatori, sponsori și vorbitori:

1. Cina de Bun Venit: O întâlnire intimă, între organizatori, sponsori, prezentatori și voluntari, unde am purtat conversații semnificative, construind relații care vor dura dincolo de eveniment.
2. After-Party-ul: O seară de celebrare, râsete și reflecție, culminând cu un improvizat „After-After-Party” într-un club din centrul vechi al Brașovului.

Aceste momente au întărit sentimentul de comunitate pe care WordCamp România îl promovează.

Lecții Învățate

Organizarea WordCamp România a fost o experiență revelatoare, oferindu-mi câteva lecții cheie:

• Valoarea muncii în echipă: O echipă responsabilă și independentă poate depăși orice provocare. Dinamica noastră coezivă și sprijinul reciproc au asigurat succesul evenimentului.
• Comunicarea eficientă: Interacțiunile deschise, oneste și calde deschid barierele și creează conexiuni de durată. Acest lucru a fost evident în rolul meu de a dirija fotografia de grup – o sarcină intimidantă, dar satisfăcătoare.
• Timpul este totul: Pregătirea temeinică înainte de eveniment minimizează stresul și asigură o experiență fluidă. Liderul echipei noastre, Robert Hapiuc, a subliniat importanța de a finaliza toate sarcinile înainte de eveniment, o strategie care s-a dovedit a fi neprețuită.
• Muncă și distracție: În mijlocul muncii intense, a fost timp să legăm prietenii prin interese comune și să eliberăm stresul. Aceste momente de destindere au întărit echipa și au făcut experiența mai plăcută.

Privind Spre Viitor

Reflectând asupra WordCamp România, simt o imensă recunoștință pentru oportunitatea de a contribui la un eveniment atât de semnificativ. Abilitățile dezvoltate, oamenii întâlniți și lecțiile învățate m-au inspirat să mă implic în viitoarele WordCamp-uri.

Planurile pentru următorul WordCamp România sunt deja în desfășurare. Deși detaliile sunt încă confidențiale, un lucru este cert: standardele au fost ridicate, iar echipa noastră este hotărâtă să facă următorul eveniment și mai bun. Cu o echipă mai mare și o experiență bogată, viitorul arată promițător pentru WordCamp România.

Concluzie

Să fii organizator la WordCamp România a fost o experiență transformatoare. Mi-a demonstrat puterea colaborării, importanța pregătirii și bucuria comunității. Deși provocările au fost semnificative, recompensele au fost mult mai mari.

WordCamp România este mai mult decât o conferință – este o celebrare a cunoașterii, creativității și conexiunii. Sunt mândru că am jucat un rol în succesul său și aștept cu nerăbdare următoarele WordCamp-uri!

Imaginile din articol sunt in cea mai mare parte realizate de fotografii profesioniști care au făcut parte din echipa de organizare a evenimentului: George Apostol și Cătălin Braga, cărora aș dori să le mulțumesc încă o dată pentru profesionalism și dedicație.

Mai multe imagini realizate de fotografi, cu evenimentul, puteți găsi la adresa: https://www.flickr.com/photos/wordpressphotos/albums/72177720322480435